A hosszú távú célokhoz többéves terv szükséges, a rövid távú célokhoz - negyedévente, az aktuális célokhoz pedig - havi, heti, napi. Mi az igazán fontos a tervezés során? Íme a hatékony tervezés 6 legfontosabb lépése.

Időgazdálkodási szakemberek tanácsot adnaktervezésaktuális ügyek, hogy ezt a hét távlatában tegyük, mert a hét tágabb kontextust ad tevékenységünknek. Mit kell figyelembe venni a feladatok megszervezésénél?

Az időtáblának köszönhetően rájössz, hogy nem kell mindent megtenned! Akkor meg fogod ismerni a szabadidő eltöltésének örömét. Személyes és szakmai sikerünk nagyban függ attól, hogyan szervezzük meg az időnket. Mi magunk választjuk meg a költés módját, viseljük ezeknek a döntéseknek a következményeit is. Ahhoz, hogy idővel jól kezeljük magunkat, kövessük Stephen R. Covey maximáját: „Ahelyett, hogy a helyes cselekedetre összpontosítana, a figyelmünket a helyes cselekvésre kell összpontosítania.” Az időfelhasználással kapcsolatos döntéseinket két kritérium – a sürgősség és a fontosság – befolyásolja. Gyakran túl sok feladatot tulajdonítunk fontosnak. De a megfelelő rangsorolás arról szól, hogy felismerjük, mi van legfeljebb az értékhierarchiánkban, nem csak a sürgős ügyekre reagálni. Hogyan lehet megkülönböztetni őket egymástól? A sürgősség az időhöz kapcsolódó kritérium, céljaink fontossága. Egy praktikus eszköz, amely megmutatja a tevékenységek körét, és segít azonosítani, mi az igazán fontos:időtábla . A hatékony cselekvés és tervezés legfontosabb feltétele, hogy a II. kvadránsra összpontosítsunk, és ezzel egyidejűleg sok tevékenységet kiküszöböljünk az I. és III. negyedből, figyelmen kívül hagyva a negyedik negyedévet.

Fontos

Idővonal: I. negyedév

Fontos és sürgős ügyeket egyaránt tartalmaz. Ez „válságkezelés” – stratégiai fontosságú és sürgős ügyek. Ebben a negyedévben dolgozunk, tudásunkat felhasználva számos helyzetre reagálunk, és vállaljuk a kihívásokat. Nem hanyagolhatjuk el ezeket a dolgokat.

Idővonal: II. negyedév

Fontos, de nem sürgős ügyekre vonatkozik. Ez egy „minőségi” negyed, amelyben magunkat menedzseljük: hosszú távú terveket készítünk, előre látjuk a problémákat és megelőzzük azokat, fejlesztjük a képességeket, regenerálódunk, időt töltünk szeretteinkkel. Minél több időt töltünk ebben a negyedévben, annál többet növekszikcselekvési képességünket. A benne lévő tevékenységek elhanyagolása kiszélesíti az I. kvadránst, ami végül felemészt bennünket, stresszt és kiégést okoz.

Idővonal: III. kvadráns

Sürgős dolgok vannak benne, de nem fontosak. Ez egy negyed téveszme, mert a sürgős dolgok körüli zsongás a fontosság illúzióját keltheti. Ebben a kvadránsban aktuális, de valaki más számára fontos cselekvéseket hajtunk végre, teljesítjük mások elvárásait, azt gondolva, hogy az I. kvadránsban vagyunk.

Idővonal: IV. kvadráns

Ezek nem sürgős és lényegtelen ügyek. Az ebben a negyedévben eltöltött idő minimalizálásával igazán fontos dolgokra nyerünk időt.

IDŐTÁBLÁZAT
FONTOS

SÜRGŐS

  • krízishelyzetek;
  • sürgős ügyek;
  • feladatok a megvalósítás dátumával, értekezlet, találkozókra való felkészülés

SÜRGŐS

  • előkészítés;
  • adja meg az értéket;
  • tervezés;
  • kapcsolatépítés;
  • igazi kikapcsolódás;
  • felelősséget bízva
ÉRVÉNYTELEN
  • néhány telefon;
  • néhány levél, jelentés;
  • néhány találkozó;
  • legközelebbi sürgős ügyek;
  • sok normál tevékenység.
  • mindennapi élet, rendszeres tevékenységek;
  • nem kötelező érvényű levelezés;
  • néhány telefon;
  • időpazarlás;
  • öröm;
  • túl sokáig néz tévét.

1. Hatékony tervezés: gondolja át jövőképét és küldetését

Amikor elkezdi tervezni tevékenységeit, gondolja át, mi a legfontosabb az életében. Gondold át a látásmódodat, hogy mit szeretnél csinálni, milyen szabályokat követsz (iránytű!). Bármilyen távolinak is tűnik, rendkívül fontos, mivel a hiedelmei befolyásolják az Ön számára kitűzött célokat, a meghozott döntéseket és az időtöltés módját.

A saját küldetésed feletti átgondolás elengedhetetlen feltétele annak, hogy a fontos szerint cselekedj, mert erősen befolyásolja a II. negyedévhez rendelt többi tevékenység végrehajtását. Ha élethitvallásod a személyes fejlődés, a családdal való együttlét, az élet értékének vagy a társadalmi tevékenységnek a felfedezése, akkor időnként visszatérve emlékezetedbe vésöd a legfontosabb dolgokat. A küldetés keretet teremt, amelyen belül döntéseket hoz a tervezés következő szakaszaiban.

2. Hatékony tervezés: határozza meg szerepeit

A szerepek a kötelességek, az emberekkel való kapcsolatok, a társadalom javát szolgáló tevékenységek szimbólumai. Világos definíciójuk teremttermészetes szerkezet, amely lehetővé teszi, hogy megőrizzük egyensúlyunkat. Az Ön által játszott szerepek a küldetéseden alapulnak. Sorold fel szerepeidet egy papírra (pl. feleség, anya, diák, menedzser, igazgató, sportklub tagja). A kutatások azt mutatják, hogy hétnél többen megjelenni nem hatékony, ezért próbáljon meg például egyes funkciókat kombinálni. Az életszerepek azonosítása segít abban, hogy az életet egészként tekintsd meg – láthatod, hogy ez nem csak a munka vagy a család, hanem mindegyik együtt. A szerepek leírása során észreveszi a "fontos, de nem sürgős" ügyeket (II. negyed), amelyeket általában figyelmen kívül hagynak. A szerepek mellett a heti beosztást adjuk hozzá a "fűrészélesítést". Ez az az energia, amelyet készségeink tökéletesítésére kell fordítanunk az élet négy alapvető dimenziójában - fizikai, szociális, intellektuális és spirituális. A "fűrészelésben" (eredmények elérése) felszívódva elfelejtjük "élezni a fűrészt" (fenntartani vagy fejleszteni a jövőbeni eredmények elérésének képességét). Ha például nem sportolunk (fizikai szféra), nem fejlesztjük tudásunkat (szociális szféránk), nem követjük iparágunk (intellektuális szféra) legújabb fejleményeit, vagy nem tudjuk, mi a fontos számunkra életet (szellemi szférát), "eltompíthatjuk" az egyensúlyhiány miatt.

3. Hatékony tervezés: tűzz ki célokat minden szerepkörhöz

Gondold végig, mi a legfontosabb dolog, amit minden szerepkörben megtehetsz ezen a héten, hogy pozitív eredményeket érj el. Mi a lényeges, például feleségként, férjként, szülőként, alkalmazottként? Amikor tevékenységeket keres, iránytűt használjon, ne karórát, és arra összpontosítson, ami fontos, nem pedig a sürgősre. Ez lehet például egy randevú egy férjjel, több idő egy gyerekre, információgyűjtés gyorsolvasási tanfolyamon, meditáció. Minden szerephez tűzz ki egy vagy két célt.

4. Hatékony tervezés: tanulj meg döntéseket hozni

Ahhoz, hogy a II. negyed céljait cselekvési tervbe lehessen fordítani, a héten meg kell tanulnod a helyes döntéseket hozni. Az I. és III. negyedben gyakran igyekszünk időt szakítani a "fontos" tevékenységekre, amelyek amúgy is tele vannak tevékenységekkel. Egyik ügyről a másikra vetjük magunkat, másra bízzuk, halogatjuk, abban a reményben, hogy a legfontosabb dolgokra is találunk időt. De - ahogy Stephen R. Covey írja - "[…] a lényeg nem a tervek fontossági sorrendbe állítása, hanem a prioritások megtervezése." Képzelj el egy széles tégelyt, amelybe nagy köveket teszel. Hiába van tele az üveg kövekkel, nincs tele, a résekbe kavicsot lehet szórni. De az igazság az, hogy az edény még mindig nincs tele – hozzáadhat homokot és végül még egy kis vizet. Céljaink a II. negyedévben a „nagy kövek”. Ha először más dolgokkal foglalkozunk - vízzel,homokot és kavicsot, majd nagy köveket szeretnénk a tervbe tenni, próbálkozásunk hiábavalónak bizonyul. De ha tudjuk, hogy melyek a nagy kövek, és mindenki más előtt leülepedjük őket, akkor meglátjuk, mennyi mindent tudunk megvalósítani, és mennyi víz, homok és kavics van az üres helyeken. El fogjuk érni, amit fontosnak tartunk, és ezzel egyidejűleg a többi tevékenységet is ennek megfelelően "igazítjuk".

5. Hatékony tervezés: minden nap szervezése

A napi feladataid az, hogy a legfontosabb dolgokat először végezd el, a váratlan körülmények és a nap kihívásai ellenére. Néha sikerül megvalósítani egy tervet, máskor változtatni kell, de a döntések meghozatalakor támaszkodjon belső iránytűje jelzéseire. A legfontosabb dolgok előtérbe helyezéséhez reggel:

KÉPZELJE EL A NAP ALAKULÁSÁT- tekintse át a heti menetrendet, keresse meg pozícióját, tekintse meg ezt a napot 7 nap összefüggésében. Ez segít megfelelően reagálni a váratlan helyzetekre.

PRIORITÁSOK BEÁLLÍTÁSA- jelölje meg akcióit az I. és II. negyed szimbólumaival - ennek köszönhetően biztos lehet benne, hogy a III. negyedév ügyei nem férnek bele az ütemtervébe. Ha további rangsorolásra van szükség, jelölje meg részletesebben az I. és II. negyed tevékenységeit (pl. körrel).

FELADAT IDŐ ÉS IDŐ HASZNÁLATA- válassza el azokat, amelyek a nap bármely szakában elvégezhetők. Írja le az egyes tevékenységek időkorlátait is.

6. Hatékony tervezés: értékelje hatékonyságát

A hét végén gondold át, milyen célokat értél el, milyen kihívásokkal kellett szembenézned, milyen döntéseket hoztál, és ha választottál, akkor a legfontosabb dolgok voltak az elsők. A heti összefoglaló segít elkerülni ugyanazon hibák megismétlődését, lehetővé teszi, hogy a következő hetekben hatékonyabb legyél.

havi "Zdrowie"

Kategória:

Pszichológia